A cégalapítás nem ér véget azzal, hogy a Cégbíróság bejegyzi a vállalkozást. A cégvezetőnek több hivatalos, adózási, kamarai és működési bejelentési kötelezettségre is figyelnie kell, hogy a vállalkozás szabályosan kezdhesse meg működését.
Korábbi cikkünkben részletesen bemutattuk a cégalapítás 6 egyszerű lépését. A cégbejegyzés azonban csak az első nagy mérföldkő. Miután a társaság bejegyzésre kerül, a cégvezetőnek több további feladatot is el kell végeznie, illetve a könyvelővel, ügyvéddel vagy más szakértővel egyeztetnie kell.
Ezek közé tartozhat a bankszámlanyitás, a könyvelő megbízása, a kamarai regisztráció, az adóhatósági bejelentések, a szükséges működési engedélyek ellenőrzése, a munkavállalók vagy vezető tisztségviselők bejelentése, valamint a számlázási rendszer előkészítése.
Ebben a cikkben összefoglaljuk, milyen hivatalos teendőkre érdemes figyelni cégalapítás után, és melyek azok a pontok, amelyeknél különösen fontos a könyvelővel vagy jogi képviselővel történő egyeztetés.
Pénzforgalmi bankszámla megnyitása
A cégbejegyzési eljárás során ma már nem minden esetben szükséges előzetesen bankszámlát nyitni és azon a törzstőkét elhelyezni. A cégalapítás során a vagyoni hozzájárulás teljesítése történhet a társasági szerződésben rögzített módon, azonban a bejegyzést és az adószám közlését követően a pénzforgalmi számla megnyitása már fontos feladat.
A hatályos szabályok alapján a pénzforgalmi számlanyitásra kötelezett adózónak az első pénzforgalmi számláját az adószám közlésétől számított 15 napon belül kell megnyitnia. A bankszámla szükséges a vállalkozás működéséhez, a bevételek és kiadások kezeléséhez, valamint a könyvelési és adózási folyamatokhoz is.
A pénzforgalmi számlanyitási kötelezettségről és a vállalkozások bankszámlahasználatáról érdemes átnézni a NAV kezdő vállalkozásoknak szóló tájékoztatóját, valamint az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvényt.
Könyvelő megbízása és adózási bejelentések
Az alapítást követően célszerű minél előbb könyvelőt megbízni. A könyvelő segít abban, hogy a vállalkozás adózási, járulékfizetési és bejelentési kötelezettségei határidőben teljesüljenek.
A cég indulásakor több olyan adat és döntés is van, amely a későbbi működésre hatással lehet. Ilyen például az áfa státusz, a tevékenységi körök, a foglalkoztatási jogviszonyok, a könyvelési rendszer, a számlázás módja, valamint az iparűzési adóval kapcsolatos bejelentkezés vagy adóalap-megállapítás.
Ha a vállalkozás székhelye a Company Assistant Service Kft.-nél van, akkor a Csomádhoz kapcsolódó iparűzési adó ügyintézésben is segítséget nyújtunk. Fontos tudni, hogy az iparűzési adó mint adónem Csomádon is létezik, azonban a mértéke 0%, ezért a vállalkozások számára jelentős megtakarítási lehetőséget jelenthet.
Ha szeretné előre átlátni, milyen adómegtakarítási lehetősége lehet a cégének, érdemes áttekinteni az iparűzési adó optimalizálás lehetőségét, illetve használni az iparűzési adó kalkulátort.
Hatósági engedélyek és működési bejelentések ellenőrzése
Cégalapítás után minden vállalkozásnak meg kell vizsgálnia, hogy a választott tevékenységhez szükséges-e külön hatósági engedély, nyilvántartásba vétel vagy működési bejelentés. Ez mindig a konkrét tevékenységi körtől függ.
Bizonyos tevékenységeknél elegendő lehet egy bejelentés, más esetekben engedélyre, szakhatósági jóváhagyásra vagy speciális nyilvántartásba vételre is szükség lehet. Ilyen lehet például vendéglátó tevékenység, élelmiszerrel kapcsolatos tevékenység, pénzügyi szolgáltatás, kereskedelmi tevékenység, ingatlanközvetítés, utazásszervezés, állatpanzió vagy más szabályozott szolgáltatás.
Ezeknek a bejelentéseknek a megtétele alapvetően a cég tulajdonosának vagy vezetőjének felelőssége, de a gyakorlatban sok esetben ügyvéd, könyvelő, szakmai tanácsadó vagy az adott hatóság ügyfélszolgálata segíthet a pontos teendők meghatározásában.
Kamarai regisztráció és kamarai hozzájárulás
Minden induló vállalkozásnak figyelnie kell a kamarai regisztrációra is. A gazdálkodó szervezetek regisztrációját a székhely szerint illetékes területi kereskedelmi és iparkamarák végzik.
A kamarai regisztráció és az éves kamarai hozzájárulás rendezése különösen fontos, mert ez egy olyan kötelezettség, amelyet sok induló cégvezető hajlamos elfelejteni. A kamarai hozzájárulás jelenlegi általános összege évi 5 000 Ft, amelyet a vonatkozó kamarai tájékoztatás alapján kell megfizetni.
A vállalkozói regisztrációról részletes információ érhető el a Magyar Kereskedelmi és Iparkamara vállalkozói regisztrációs oldalán.
T1041 bejelentés: ügyvezető és munkavállalók jogviszonya
A T1041 jelű nyomtatvány szolgál arra, hogy a foglalkoztató bejelentse a biztosítási jogviszonyokat a NAV felé. Ez érintheti az induló vállalkozás munkavállalóit, illetve bizonyos esetekben a vezető tisztségviselő jogviszonyát is.
A bejelentés időzítése kiemelten fontos, mert az új biztosítási jogviszonyt jellemzően még a foglalkoztatás megkezdése előtt kell rendezni. A pontos megítélés függ attól, hogy az ügyvezető milyen jogviszonyban látja el a feladatát, van-e máshol biztosítási jogviszonya, illetve lesznek-e alkalmazottak a társaságban.
A T1041 adatlap használatáról a NAV T1041 kitöltési útmutatója ad részletes tájékoztatást.
Induló cégnél különösen fontos, hogy a könyvelő időben kapjon információt arról, mikor lesz a társasági szerződés aláírása, mikor történik a cégbejegyzés, ki lesz az ügyvezető, milyen jogviszonyban látja el a feladatát, és mikortól lesznek munkavállalók.
Meghatalmazás a könyvelőnek
A társaság alapítása után célszerű gondoskodni arról, hogy a könyvelő vagy könyvelőiroda jogosult legyen a cég adóügyeinek intézésére. Ehhez állandó meghatalmazást kell adni, amelyet a NAV felé be kell jelenteni.
A korábbi EGYKE nyomtatvány helyett jelenleg az UJEGYKE adatlap szolgál az állandó képviselet bejelentésére a NAV-nál intézhető ügyekben. Az aktuális nyomtatvány a NAV UJEGYKE oldalán érhető el.
Ez azért fontos, mert a könyvelő csak megfelelő jogosultság birtokában tudja beadni a szükséges bevallásokat, bejelentéseket, változásbejelentéseket és egyéb adóhatósági dokumentumokat.
Számviteli szabályzatok és induló könyvelési feladatok
A cég működéséhez kapcsolódó számviteli szabályzatok elkészítése szintén fontos feladat. Ezek közé tartozhat például a számviteli politika, a pénzkezelési szabályzat, a leltározási és értékelési szabályzat, valamint más, a vállalkozás működéséhez szükséges belső dokumentum.
A számviteli szabályzatok elkészítését a cégvezetők általában a könyvelőre bízzák, sok esetben külön díjazás mellett. Ezek nem látványos dokumentumok, de egy ellenőrzésnél vagy könyvelési folyamatnál fontos szerepük lehet.
Régebben gyakrabban merült fel az előtársasági időszak könyvelési kezelése is. Az elektronikus cégeljárás miatt a cégbejegyzés ma már sok esetben gyors, de ha a bejegyzésig tartó időszakban a társaság már tevékenységet végez, akkor a könyvelőnek ezt is megfelelően kell kezelnie.
Részvénytársaságok esetében speciális feladat lehet az értékpapírok keletkeztetésével kapcsolatos eljárás megindítása is, amely külön szakmai egyeztetést igényel.
Számlázóprogram, számlatömb és NAV Online Számla
A vállalkozás indulásakor időben gondoskodni kell arról, hogy a cég számlát tudjon kiállítani. Ez történhet számlázóprogrammal vagy bizonyos esetekben kézi számlatömbbel is, de a NAV Online Számla adatszolgáltatási kötelezettségre mindenképpen figyelni kell.
A NAV tájékoztatása szerint kötelező adatot küldeni a NAV-hoz minden olyan számláról, módosító vagy érvénytelenítő számláról, amelyre az áfatörvény számlázási szabályai vonatkoznak. A kötelező adatszolgáltatás a NAV Online Számla rendszerében teljesül.
Az aktuális tudnivalókról a NAV Online Számla rendszer használatáról szóló tájékoztatója ad hivatalos információt.
Bélyegző és egyéb praktikus induló teendők
Bár általánosságban nincs olyan törvényi előírás, amely minden vállalkozás számára kötelezővé tenné a bélyegző használatát, a gyakorlatban sok esetben mégis hasznos lehet. Szerződések, átvételi dokumentumok, banki ügyintézés vagy egyéb adminisztráció során megkönnyítheti a cégadatok feltüntetését.
Érdemes gondoskodni arról is, hogy a vállalkozás hivatalos adatai minden szükséges helyen rendelkezésre álljanak: cégnév, székhely, adószám, cégjegyzékszám, bankszámlaszám, e-mail cím, ügyvezető adatai és a könyvelő elérhetősége.
Ha a cég hivatalos székhelyét nem otthoni címre szeretné bejelenteni, érdemes már a cégalapítás előtt átgondolni a székhelyszolgáltatás igénybevételét. Új alapítású cég esetén a székhelyszolgáltatási szerződés új alapítású céghez külön folyamat szerint készíthető elő.
Összegzés: cégalapítás után is van feladat bőven
A cégbejegyzés fontos mérföldkő, de nem jelenti azt, hogy a cégvezető minden induló kötelezettségen túl van. A bankszámla, a könyvelő, az adóhatósági és kamarai bejelentések, a munkavállalói jogviszonyok, a számlázási rendszer és a szükséges engedélyek mind olyan területek, amelyeket időben rendezni kell.
Az induló vállalkozásoknál különösen fontos a jó szakmai háttér. Egy tapasztalt könyvelő, jogi képviselő és megbízható székhelyszolgáltató sok adminisztrációs terhet levehet a cégvezető válláról, és segíthet abban, hogy a vállalkozás már az első hónapokban szabályosan működjön.
A Company Assistant Service Kft. komplex üzleti megoldásokat kínál a cégalapítástól a székhelyszolgáltatáson át az adózási és adminisztratív támogatásig. A székhelyszolgáltatási csomagjaink azoknak a vállalkozásoknak szólnak, akik megbízható, ellenőrizhető és iparűzési adómentes székhelyet keresnek Budapest közelében.